Dactyphone "Permanence téléphonique"

Notre entreprise

Nous assurons la permanence téléphonique de votre cabinet / entreprise lors de vos consultations, audiences, RDV, absences de votre secrétariat.

Nous prenons vos appels, ceux de vos collaborateurs. Nous vous adressons vos messages par SMS, émail. Nous gérons votre agenda.

Ce service d'accueil téléphonique s’adresse particulièrement aux clients qui souhaitent être prévenus en temps réel de leurs appels et assurer une présence continue grâce à un accueil téléphonique de qualité.

Equipe :

  • Nos secrétaires sont toutes des professionnelles de l'accueil téléphonique et de la relation client.
  • Elles ont toutes plusieurs années d'expérience.
  • Elles prennent le temps de qualifier les demandes avec amabilité, sourire et professionnalisme dans le respect de vos consignes.

Technique :

Nous disposons d'un système de téléphonie unifié et nos secrétaires sont équipées de manière identique des derniers outils informatiques :

  • Couplage téléphonie-informatique (CTI) qui permet un dispatching d’appels.
  • Identification de l’appelant.
  • Traçabilité avec historique des appels et visualisation au décroché de l’historique des appels de l’appelant.
Réduction des coûts :

Notre réseau composé de secrétaires nous permet de réduire considérablement nos frais de structure et vous bénéficiez ainsi de coûts extrêmement compétitifs parmi les plus compétitifs du marché.

Facturation :

Une facturation mensuelle à l’appel ou au forfait avec sur demande une mise à disposition des données récoltées.

Foires aus questions

Rien de plus facile ! Il vous suffit de remplir le bon de commande situé sur la page contact et de nous fournir les pièces demandées.

Dés réception de votre bon devis signés et les éléments nécessaires pour créer votre agenda et le guide pour vos télésecrétaires, vos services sont activés généralement en moins de 48 heures après réception de tous les documents.

Tout nouveau client dispose d’une période d’essai de 6 jours consécutifs hors dimanche et jours fériés comprenant les options retenues sur le bon de commande à l’exclusion de : synchronisation logicielles, importation de données, agenda sur site web. La date de début de l’offre d’essai sera fixée conjointement dès réception du bon de commande.

Faire appel aux services d’accueil téléphoniques de DACTYSITE permet avant tout de ne perdre aucun appel.
La relation humaine avec la réponse chaleureuse et professionnelle d’une secrétaire sera préférée au bip impersonnel d’un répondeur ou une non-réponse. DACTYSITE prends vos rendez-vous, vos réservations, transfère vos appels et messages selon vos instructions.

Vous économisez sur vos frais de personnel ainsi que sur vos frais de structure.
Vous augmentez votre disponibilité pour vos clients.
Vous vous affranchissez des problèmes inhérents à l’accueil téléphonique (Gestion du personnel, technique…)

Afin d’optimiser la rapidité, l’interactivité, la sécurité et l’après-vente, vos données sont stockées par nos soins en lieu sûr chez le leader européen de l’hébergement de serveurs et sites Web :

  • Firewall de dernière génération.
  • Couple identifiant / mot de passe par utilisateur.
  • Transactions entre le serveur et les postes connectés sont protégés par la technologie SSL.
  • Sauvegarde récurrente et simultanément sur plusieurs disques redondants.
  • Bases de données sur le serveur, aucune donnée sur les postes opératrice.

Au maximum, votre secrétaire ne pourra travailler que 35 heures par semaine alors que notre service est assuré de 8h00 à 19h00 du lundi au vendredi et le samedi matin de 8h à 12h.
Il n'y a donc pas double emploi et au contraire une amplitude horaire élargie pour répondre à tous vos clients. Suivant vos besoins, nous pouvons également assurer les samedis après midi, dimanches et jours fériés (sur devis)

Nous avons à notre disposition des outils informatiques et téléphoniques qui nous donnent une image très précise des flux d’appels :

  • Cela nous permet d’avoir une analyse du trafic extrêmement fine et d’adapter à tout moment de la journée le nombre d’opératrices présentes en fonction du nombre d’appels reçus.
  • L’attente est donc toujours la plus faible possible. 97% des appels (donnée vérifiable) sont décrochés et traités avant la 4ème sonnerie.

Le nombre d’appels reçus ne doit pas être le critère à retenir pour faire appel à nos services, d’autant que nous ne facturons QUE les appels reçus et traités.
Pour nous chaque appel est important. Un appel manqué d’un prospect c’est parfois un client de manqué !
Faire appel à nos services vous garantit de ne perdre aucun appel et de fournir ainsi à vos interlocuteurs un accueil chaleureux et professionnel de 08h à 19h sans interruption.

  • La technologie actuelle permet de remonter sur les écrans de nos secrétaires toutes les informations concernant votre dossier.
  • Dès que l’appel qui vous est destiné arrive chez nous, nos outils informatiques et téléphoniques sont interconnectés. Nous savons alors que c’est un appel pour vous, quelle est la phrase d’accueil à prononcer, quelles sont les directives que nous devons appliquer. Dès que l’opératrice prend l’appel qui vous est destiné, son écran informatique ouvre automatiquement Votre agenda.

  • Un message d’accueil standard indiquant les horaires d’ouverture de l’accueil téléphonique est diffusé.
  • Nous pouvons également si vous le souhaitez mettre en place un accueil 24h/24 en liaison avec notre sous-traitant.

  • Nous mettons à votre disposition une interface Web de gestion de votre agenda.
  • Cette interface consultable sur Internet et Smartphone est consultable 7j/7, 24h/24 et est accessible par mot de passe sécurisé.
  • Vous pouvez modifier vos rendez-vous-même lorsque nous avons votre ligne, car notre agenda est en temps réel. Aucun risque de doublon.

DACTYSITE, c’est des télésecrétaires, spécialisées, formées issues du monde de la relation client et du monde médical (pour la permanence téléphonique médicale) et/ou ayant un BTS tourisme.
Nos secrétaires prennent le temps de qualifier les demandes avec amabilité, sourire et professionnalisme dans le respect de vos consignes.

Le client, souhaitant mettre fin au contrat, doit faire parvenir par fax ou email son intention de non renouvellement à DACTYSITE au plus tard le 20 du mois et être à jour dans ses règlements de factures.

Toute résiliation intervenant après le 20 du mois fera courir de plein droit le mois suivant